レンタルスペースは多彩なイベントに対応

貸し会議室をはじめとするレンタルスペースは、その需要の高まりに応えて大きな広がりを見せています。施設数が増えているだけでなく、かなり特殊なものも含む多様な利用目的・用途に対応する施設も見られるようになっています。

 

いま増えているのは民間企業が経営するレンタルスペースです。小さいところでは個人が経営しているところもあります。

他方、自治体が保有するホールや公民館など公営のスペースを借りて会議や行事をおこなうケースは昔からあります。安く利用できるところは魅力ですが、公営ならではの制約もあります。

たとえば、「営利目的のイベントには使えない」、「歌舞音曲、大音量は不可」、「アルコールを飲むイベントはできない」……などなどです。

民間のレンタルスペースには、こうした制約はあまりありません。雑居ビル内のスペースで壁が薄いといったような環境要因や、クリーニングに手間のかかる内装など維持管理上の理由から制限を設けているところもありますが、多くは防音がしっかりしていて、アルコールを含む飲食も可能になっています。

レンタルスペースの使い途、おこなわれるイベントなどについて具体的に見ていきます。

 

レンタルスペースには「多目的」を謳うものが多いのですが、使い途としていの一番に挙がるのは「会議室」です。

昨今の一般企業では、自社ビルやテナントスペース内にある自前の会議室や研修室を整理して、実務スペースに転換していく動きが目立ちます。賃貸料とメンテナンス費用に対する使用頻度の兼ね合いを考えて、効率が悪いと判断されると、会議室や研修室は整理されます。そして、社外でスペースを借りて会議をすればいい、ということになるわけです。

このような会社が増えているため、貸し会議室の需要が高まっています。

供給側の事情としても、比較的参入しやすい業態と言えます。会議室であれば、ふつうのテナントビルの一室を、さほど大きく手を加えることもなく、デスクとチェアーを運び込むだけでスペースはできてしまうからです。小さく始めるなら、初期投資は50万円ほどで済むこともあります。

ということで、需要・供給、ともに大きいのは「貸し会議室」としての使い途です。

 

レンタルスペースの多くは主要ターミナル駅から徒歩数分以内の「駅近」に立地していて、アクセスがたいへん楽です。そのため、社外の人を招いたり、地方からのスタッフを呼んだりと、その人にとって「初めての場所」だとしても、ほとんど迷わずに到着することができます。





 

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さまざまな性格の会議に対応

会議・会合・ミーティングにもいろいろなものがあります。レンタルスペース・貸し会議室は、室内のデスクやチェアーの配置・レイアウトを調整することで、多種多様な会議に対応します。

刑事ドラマで見られる「捜査会議」のようなレイアウトは、学校の教室のようなので「スクール型」と呼ばれます。

スクール型だと、後の方の人が発言すると、前の方の人はその人の顔を見るためには振り返らないといけません。出席者全員に発言の機会がありうる、活発な議論が期待される会議なら「ロの字型」や「コの字型」のレイアウトが向いています。

労働争議の団体交渉だと、「二の字型」に長テーブルを配置して労使相対する形が一般的になります。
 

研修室も昨今は整理される傾向が見られます。そのため、研修の目的で社外にレンタルスペースを借りるケースも増えています。

「管理職研修」など特殊な目的の研修については、専門の業者がパッケージ化された研修プログラムを用意し、それにさまざまな会社から来た人が参加するという業態もあります。これは言ってみれば、レンタルスペースを管理職研修プログラムごと借りることと表現できます。

もちろん、ふつうの新入社員研修もおこなえます。あえて社外に洗練されたスタイリッシュなスペースを借りて研修をおこなうことで、新入社員の士気と意欲を高める効果が期待できるでしょう。

 

拠点を全国に展開している会社で、一堂に会しての会議に人員を集めるのは、時間・労力・費用の面で負担が大きくなります。「一堂に会する」ことそのものに意義があるならそれでもよいこともあるでしょうが、そうでなければ各地の貸し会議室を借りて、相互にテレビ電話をつなぎ、遠隔多元会議という形でおこなった方が、はるかに低コストで話し合いができます。

海外拠点との会議なら、ほぼこのやり方しかないでしょう。

また、有識者と多数のオーディエンスを集めてのシンポジウムなど、大規模な会議に対応した貸し会議室もあります。大型のものは「カンファレンスセンター」とか「コンベンションセンター」といった呼称になります。

「国際会議場」として利用できるレンタルスペースもあります。国際連合の総会のように、200ちかくの代表席がそなわったものなどです。同時通訳ブースをそなえ、多言語対応サービスも利用できます。このレベルの会議室になると、大画面スクリーン、照明、オーディオヴィジュアル機器など高度な装備がそなわっており、それらをコントロールするプロのスタッフによるサポートで運営されます。

多くのレンタルスペースは、このほかにも特殊な形態の会議に対応できます。奇抜な会議であっても、相談に乗ってもらえます。

 

上の「同時通訳ブースによる多言語対応サービス」もそうですが、会議に付随して必要になってくる細かい作業は数多くあります。

たとえば、会議をおこなう以上、ほとんどの場合、なんらかの形で記録を残すでしょう。議事録のこともあれば、報告書のこともあります。

そうした記録を作成するために、録画・録音する必要が生じることもあるでしょう。ほとんどの貸し会議室業者は、そのために必要な機材を貸してくれます。ワイヤレスマイク、スピーカー、オーディオ機器の、ベーシックなレベルのものであればオプション料金なしで利用できるところが多いです。高品位なオーディオヴィジュアル機器が必要な場合は、その機器を操作するスタッフも含めて貸してもらえます。

また、文字ベースの記録を作成していくためには、映像や音声を「文字起こし」する作業が必要になることもあります。この作業は意外にたいへんで、ある程度訓練を積んだ人でも「録音データ時間の3倍」はかかると言われます。短時間のデータならともかく、2時間も3時間もあるような録音データを文字起こしできる人材を社内で育成するには、年単位の相当な期間がかかるでしょう。

文字起こしの作業をおこなう専門の業者がありますので、必要ならそのような業者を利用した方が楽で安上がりです。貸し会議室業者自身が直接このサービスを提供することはほとんどないでしょうが、提携している業者の中から、プライバシーポリシーを明示して「Pマーク」認証を受けている、機密保持の面で安心できるところを紹介してもらえるでしょう。




 

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多くは飲食・アルコールも可能

会議の途中のランチタイム、終了後のレセプション、新人研修後の「固めの盃」など、会議に付随した飲食の機会というのはよくあります。

多くのレンタルスペースは、その場で飲食が可能であるか、飲食できるスペースを併設しています。ケータリングサービスを利用して仕出し弁当を取り寄せる、あるいは、中華や洋食のケータリングを頼んで立食パーティー、ビュッフェなどの形式で宴の席を設けることができます。

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